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凤凰旅游牵手用友优普U8+ 行业赋能者的管理赋能

2016-11-28 10:21 来源:数字化企业网
    报销是件小事,它会在每家公司高频次的发生,人人习以为常。但报销又是件大事,它的影响小到让员工焦头烂额,影响心情、影响效率,大到降低企业的整体效率和效益,以及影响整体管理水平。

    有家企业,就是管好了这件小事,直接创造了一年4200万元的效益提升,你还会小看这件小事吗?当然,到了这个规模,报销就会上升到企业费控的层面。这家企业就是凤凰旅游。

    快速发展中面临管钱难题

    提起凤凰旅游这家公司,可能很少有人知道,这多少取决于它的定位。凤凰旅游全称北京凤凰假期国际旅行社有限公司,是一家主要关注B2B的旅行社,简单来讲凤凰旅游是一家旅游产品的工厂,在产品生产出来之后提供给门店、经销商。目前旅游行业火爆的携程、途牛等OTA的很多产品均是由凤凰旅游提供,一定角度上来讲,凤凰旅游做着为旅行社赋能的业务。

    事实上,凤凰旅游发展至今已经将近20年,目前下辖上海、成都、昆明、太原、南京、沈阳、武汉、西安8家分公司,重庆、南昌、长沙、天津、郑州、济南、兰州、广西、内蒙古9家办事处,以及北京迈途国际旅行社有限公司、上海东尚国际旅行社有限公司、北京寰宇风情航空服务有限公司、重庆寰宇风情国际旅行社有限公司4家控股公司,全国员工超过1300人,称得上旅游行业的大公司。

    公司的快速发展、规模的快速扩张,令人欣喜。但随着组织架构越来越复杂,一些管理上的弊端衍生而出。“这么多分支机构和员工,在这样一个庞大的体系下,怎么管好钱这件事,是老板一直琢磨的问题。”凤凰旅游总裁助理王小之介绍,营销费用、研发费用、管理费用、财务费用等各类费用欠缺规范性,已经影响到公司的管理。

    到了2014年,“怎么管钱”已经上升到集团问题的高度。集团为此专门召开了高层会议解决这一问题,当时提出了两个方案,一是“一支笔管控”,也就是说所有的报销都要填一个单子,由特定的人签字后才能报销。但这种方式在这样庞大的体系下,尤其是很多机构在外地,实现的可能几乎为零。

    第二种方案就是采用信息系统,通过工具进行信息化管控。上系统是需要费用的,需要费用就必须选择一家好的供应商,在招标之后,用友优普U8+ 费控正式进入凤凰旅游。

    科学设计推动费控快速、成功落地

    从2014年11月1日开始费控项目的实施,在项目组的努力和用友优普的支持下,两个月时间,完成诸多碰撞、梳理,最终项目于2015年1月1日快速上线。回首费控实施的这段过程,王小之用“昏天暗地的生活”来形容,“每天早上9点进会议室,早中晚夜宵全在里面,昏天暗地开会、找数据、梳理项目、与各条线业务员争论、培训……”

    王小之认为,系统之所以能成功上线、能短时间上线,除了这种“昏天暗地的生活”加速了项目进度外,还在于项目过程中三个合理的设计,首先是成立了项目组,并且将各条业务线的人员拉了进来,形成了对公司情况的综合了解。“项目组除了用友优普的专家、我们的财务人员外,还将各业务线的业务人员和IT人员,以及业务相关的周边人员纳入进来,这样才能够对实际业务有全面的了解,才不会主观的臆断。如果是老板或者财务人员全权负责,会形成相对片面的费控体系。”

    其次便是培训。“培训实质上指的是让全员认识到系统上线的好处和价值,我们当时给集团总部和各地分公司做了很多培训,针对业务人员、职能部门人员、财务人员等不同职能的员工做针对性的培训,让整个企业对费控系统上线后为他们带来的便利形成认知。”

    其三是设立了专职的“预算员”。凤凰旅游1300多人,很多种职能部门,同时又有很多分支机构,很难做到短时间内对每个员工都进行培训,尤其是不同部门的员工有不同的系统或者同一系统的不同应用。为此公司设立了专门的“预算员”部门,公司首先对每个部门、项目组的预算员进行培训,然后由他们带动所在团队的使用,这保证了系统的快速上线,以及上线后能够成功落地。

    费控为凤凰旅游管理赋能

    系统上线后,凤凰旅游的费用管控发生了哪些变化?“我们2015年的业务费用从8%降到了6%,这是最直观,也是最有力的效果。”对企业而言,节约下来成本的就是利润,凤凰旅游2015年的营业额为21亿,节流2%也就是创造了4200万的利润。

    落地来讲,费控的实施首先是带来费用管理的规范化。过去报销凭脸熟,老员工能很快审批下来,但对于费用的去向和使用过程,公司很难去追溯和规范,无法对费用支出形成有效的管理。系统上线后,费用审批实现了凭数据、凭系统说话,项目的情况、费用的去向都在留存在系统中,如果花的不对、没有花在关键地方,或者预算超出范围,都能进行有效控制,逐渐实现了管理的规范性。

    其次是提高了费用审批过程的效率。对于新员工来讲,人不熟,关系不熟,费用经常不知道找谁审批;找到了,审批人又不知道钱花在哪、该不该批。这造成很多业务员已经垫付了钱却报销不了,难免会滋生负面情绪。在系统的帮助下,审批能够很快的被处理,并且移动端的上线进一步提升了审批的效率,同时也带动了员工的能动性。

    另外则是实现了更准确的预算。“中国有个很要命的东西叫发票,很正常的现象是员工出差经常拿到的是办公用品发票,但财务人员会按照发票合规性记帐,而办公用品是不能记到差旅费用下的。到了年底,就会发现办公用品花费了很多,差旅却特别少,这对于我们公司来讲是不正常的。”显而易见,财务费用体系和实际应用体系走得是两条路,这也就意味着很难做到准确的预算,因为不知道费用的真实去向。“费控系统上线后,2015年跑了一年,形成了完整的费用体系,并记录了真实的费用去向,给我们2016年的预算提供了准确的参照数字。”王小之表示。

    集团费控的成功落地也带动了凤凰旅游控股公司的主动应用,目前集团旗下两家控股公司也已经上线了系统,“看到集团费控系统实施后,不管是从费用节流,还是人员效率都做到了直观的效益,控股公司主动找上门,也要实施用友优普费控系统”。

    用友优普助力中型企业打造企业互联网的香格里拉

    作为用友优普“寻找企业互联网的香格里拉”第四站,凤凰旅游通过费用管控实现了集团的效率提升和管理规范性,也直接成本节约与利润增长,更具潜力的价值是管理规范为整个集团带来的员工能动性,这将为公司良性发展起到有力支撑。

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